Post-it Brand – 3 Tips til den supererfarne mesterplanlægger

Finpuds dine professionelle kvalifikationer med elegance

Er du en mester i at planlægge og organisere? Hvis du er, er du sikkert allerede rigtig god til at opnå balance mellem dine ambitiøse langsigtede mål og det daglige behov for blot at få tingene gjort. Du er ekspert i at prioritere, et organisatorisk geni og en dygtig samarbejdspartner. Og dog ved selv den mest vise af alle mestre, at det er umuligt at opnå det perfekte.

Derfor har vi en række gode tips, der kan komme selv den mest produktive professionelle bruger til gavn og give dig ny indsigt i, hvordan du holder dig skarp, når det drejer sig om at organisere.

Kvadratmetoden

Opdel alle dine opgaver i fire kategorier (her kvadrater), og få et helikopteroverblik over de ting, der haster mest.

• Hvis du er en professionel bruger med masser af lister og masser af arbejde, kan kvadratmetoden hjælpe dig med at holde styr på opgaverne fra øverste plan.
• Brug store Post-it notes, der giver dig den nødvendige plads - fx Post-it Super Sticky mødeblok. eller Blok Post-it 675-YL Notes
• Navngiv kvadraterne, som du vil, men begræns dem til fire! Få gode ideer til kategorier, ved at se på dine opgavelister, kalenderaftaler mm. fra de seneste uger.
• Med datasættet foran dig, grupperer du dine opgaver – store som små.
• Teknikken der gør det nemmere at planlægge og balancere alle dine daglige og ugentlige opgaver og ansvarsområder.
• Med kvadrantmetoden får du ikke alene tingene gjort – du designer også dit eget helt unikke system.

Tidslinjediagrammet

Et tidslinjediagram hjælper dig med at se krav og tidsfrister i et enkelt overblik.

• Tidslinjeplanlægning er velegnet til sporing af projekter med mange afhængige opgaver, der først kan begynde, når andre slutter.
• Post-it flipover mødeblokke / Meeting Charts er rigtig gode til dette formål. Fx Flipover papir Post-it blok 559 blank Miljø pr. stk
• Tegn et gitter med datoer. Skriv vigtige milepæle ind i kalenderen, og skriv alle de opgaver, der er nødvendige for at komme i mål med hver enkelt milepæl, på separate Post-it Super Sticky Notes fx Post-it blok Super Sticky R330 gul z-fold eller Post-it blokke Super Sticky ass. Rio.
• Anbring opgavenoterne på de enkelte kalenderdatoer i prioriteret rækkefølge.
• Nu kan du flytte rundt på opgaverne efter behov eller fjerne dem helt, når de er udført. På den måde kan du altid se status for dit projekt, og nemt opdatere i realtid. Det giver dig et praktisk, visuelt overblik, og du får bedre styr på dine projekter end nogensinde før og glemmer ikke noget undervejs.

Del og hersk

Udarbejd to lister på 2 store notes side-om-side – den ene til aftaler og møder, den anden til det, du ønsker at opnå gennem dem.

• For selv den mest erfarne listeudarbejder kan det være svært at prioritere vigtige opgaver. Brug fx Post-it Super Sticky mødeblok A5 203x152mm i to farver, og opdel din liste i to dele.
• På noten til venstre laver du en liste over dine opgaver – møder, konferenceopkald, aftaler og lignende – i kronologisk rækkefølge.
• På noten til højre skriver du en liste over, hvad du gerne vil opnå fra disse begivenheder, f.eks. fremlægge en plan eller drøfte et bestemt problem.
• Når den kronologiske liste er færdig, tilføjer du andre opgaver, som skal klares dén dag, i prioriteret rækkefølge. Tjek evt. din liste for hvilke opgaver du kan klare mellem aftaler, eller som skal flyttes rundt. Hvis du bruger en kalenderplanlægger, kan du overføre disse opgaver til Post-it Notes, 38 mm x 51 mm og sætte dem ind på den dag, hvor den skal udføres – du kan nemt flytte rundt på dem, hvis datoerne bliver ændret.

At være effektiv og produktiv er en kunst, der konstant kan videreudvikles – og sommetider har du brug for en ny indgangsvinkel for at være på forkant med tingene. Nu, hvor du har fået et par nye redskaber i din professionelle organisationsværktøjskasse, vil du klar til stort set alt det, en dag kan byde på.